Yazılım Yönetim İlişkisi

‘’Yazılım Nedir?’’

Bir teknoloji terimidir. Anlamı; Hem bilgisayar sistemini oluşturan donanım parçalarının yönetimini hem de kullanıcıların işlerini yapmak için gerekli olan komutlar topluluğuna yazılım denilmektedir.

 

‘’Ne işe Yarar?’’

1) Firmada gelişmiş reflekslerin süresini kısaltmak.
2) Karar, Destek Sistemlerini Beslemek.

3) Otomasyonu Sağlamak 

 

‘’Teşkilatlanma ihtiyacı olan yapılar için kademeler’’

1) Liderlik Kademesi
2) Yönetim Kademesi

3) Ehliyet/Uzmanlık/Meslek Kademesi

 

Liderlik Kademesi

Bu kademe iradenin oluştuğu kademedir. İrade, bir şeyi isteme derecesi; doğruyu yanlışa tercih edebilme istek ve azmi; yılgınlık, bıkkınlık göstermeden istikamet üzere hareket edebilme becerisi olarak tarif edilebilir. Tüm örgütlerde/teşkilatlarda/organizasyonlarda bu kademe mutlaka vardır. Olmak zorundadır.

Zira bir teşkilatı biri(leri) başlatmak, devam ettirmek; iş gördüğü evrende diğer yapılara karşı hukuki, mali, ahlaki sorumluluğu taşımak ve bu yapılarla (diğer teşkilat veya kişilerle) ilişki kurmak zorundadır. Teşkilatların yaptığı faaliyetlerin sonuçlarından doğrudan irade (veya iradeyi tam temsil edenler) sorumludur. Ticari teşkilatlarda(işletmelerde, şirketlerde vb) bu kademe patron(lar)ın oluşturduğu kademedir.

 

Yönetim Kademesi

İkinci kademe iradenin teşkilata çizdiği istikameti ve bu istikamet çerçevesinde yapılacak işleri planlayacak, koordine edecek, denetleyecek yönetim kademesidir. Yönetim iki ana unsurdan oluşur: Bunlar sistem/usul/metot ve bu sisteme göre hareket edecek yönetici/ amir/ricaldir. Bu iki unsur çarpan faktörlerdir.

Yani bozuk bir sistemde iyi bir yöneticinin sonuç alması mümkün olmadığı gibi, iyi bir sistemde kötü yöneticilerle de sonuç almak mümkün değildir. Yönetimin evrensel kuralları olmakla beraber, yönetim her teşkilat/firma için kendine özgü bazı unsurları da içerir. Bu unsurlar kültürel farklılıklar, liderin yetenek ve gücü, bulunduğu piyasadaki konumu ve ilişki biçimi, sektörel dinamiklere göre değişiklikler gösterir. Bu nedenle aynı işi yapan iki firmanın dahi yönetim sistematiğinde önemli farklılıklar olabilir.

 

Ehliyet/Uzmanlık/Meslek Kademesi

Bu kademelerin yapıldığı, kaynakların harcandığı, sonuçların elde edildiği kademedir.

Bu kademenin nerdeyse tüm kuralları standartları evrenseldir. Firma dinamiklerinden ve kültürden etkilenmesi son derece düşüktür.

Günümüzde herhangi bir ürünün standartları hatta üretim aşamaları ve bu üretimi gerçekleştirecek meslek erbabının özellikleri hızla küreselstandartlara kavuşmaktadır.

 

"Bu süreçte liderin özelliklerine göre bir firma karakteri oluşur."

 

BAŞLANGIÇ

Ticari işletmeler başlangıçta üretim standartlarını sağlamak zorundadır. İlk yıllarda ürün ve üretim standartlarına yapılan yatırımlar pazarın talepleri doğrultusunda, zorunlu olarak ürünleri istenen/makul/satılabilir seviyeye getirir.

İrade bu noktada gerekli gücü ortaya koymuştur. Kaldı ki içinde bulunduğu ekosistem acımasızdır bu iradenin tecelli etmediği firmalar hızla sahneden çekilir. Pek çok girişim bu aşamada teşkilatlı/örgütlü/organize değildir.

Ortada bir sistem ve bu sistemin gerektirdiği yönetimden bahsedilemez. İrade işlere ve olaylara hakimdir. Alımlarına, satışlarına ve ikisi arasındaki tüm süreçlere hakimdir. Personelini tanır. Esnek bir yapı vardır. Bu süreçte liderin özelliklerine göre bir firma karakteri oluşur. 

 

BÜYÜME

Ticari işletmeler başlangıçta üretim standartlarını sağlamak zorundadır. İlk yıllarda ürün ve üretim standartlarına yapılan yatırımlar pazarın talepleri doğrultusunda, zorunlu olarak ürünleri istenen/makul/satılabilir seviyeye getirir.

İrade bu noktada gerekli gücü ortaya koymuştur. Kaldı ki içinde bulunduğu ekosistem acımasızdır bu iradenin tecelli etmediği firmalar hızla sahneden çekilir. Pek çok girişim bu aşamada teşkilatlı/örgütlü/organize değildir.

Ortada bir sistem ve bu sistemin gerektirdiği yönetimden bahsedilemez. İrade işlere ve olaylara hakimdir. Alımlarına, satışlarına ve ikisi arasındaki tüm süreçlere hakimdir. Personelini tanır. Esnek bir yapı vardır. Bu süreçte liderin özelliklerine göre bir firma karakteri oluşur. 

 

SORUN’UN GELİŞİMİ

Pazarın taleplerini doğru olarak anlayan ve buna göre ürün standartarını ve bunun için gerekli tedbirleri alan firmalar doğal olarak büyümeye başlar. Bu büyüme zamanla üretimin artmasına, pazarın genişlemesine neden olur. Bu aşamada üretimde otomasyon veya üretim sistemlerinin kurulması gündeme gelir.

 Günümüzde üretim otomasyonu nerdeyse pek çok sektör için standarttır.

Otomasyonla birlikte üretim prosesleri ve buna bağlı olarak çalışan niteliklerinde değişimler olur. Pek çok işletme bu süreçleri de başarıyla atlatır. Zira bu aşamada içinde bulunduğu sektör, piyasa firmayı yönlendirir, gerek müşterileri, gerekse tedarikçileri bu konuda firmaya rehberlik yapar. İşletmenin ilk yıllarında ve büyüme aşamasında firma patronu veya yardımcıları firmada olan tüm olaylardan haberdardır. Tedarikçi sayısı sınırlıdır.

 Tüm alımlarını kendileri bire bir ilgilenerek yapmakta, elindeki stokları nerdeyse ezbere bilmekte, tüm personelini tanımakta, personelinin performansını gözleriyle müşahede etmektedir. İrade (firma sahipleri) Müşterilerini tanımakta ve müşteri beklentilerini sürekli dinlemektedir. Kararlarını alırken bildiği veya hızla bilgi toplayabildiği alanlar çok fazladır ve karar isabet yüzdesi yüksektir. Kısaca firma sahipleri (irade) alacağı kararlar için ihtiyaç duyduğu bilgiye anında ulaşmaktadır.

 

Tüm planlar partonun kafasında şekillenir, koordinasyon olayların gelişimine göre yapılır, denetim her iş patronun bilgisi dahilinde olduğundan- nerdeyse anlıktır. Aksaklıkları anında görmekte ve müdahale edebilmektedir.

 Firmanın olaylar karşısında refleksleri gelişmiştir. Özetle, firma kurulurken irade kademesi vardır, üretim için gerekli ehliyet kademesi zamanla oluşmuştur, yönetim kademesi ise irade ve ehliyet arasında zayıf ve belirsiz biçimde zımni olarak gerçekleşmektedir. Ancak işlerin nitelik ve niceliğindeki gelişmeler firmanın daha önce işlerin yürütülmesi için yapılan çalışmalarının da değişimini zorunlu kılar.Patronların irade oluşturmak, karar almak için ihtiyaç duyduğu bilginin de nitelik ve niceliğinde büyük değişiklikler olur. Bilgiye olan ihtiyaç artar. Bununla birlikte alınan kararların uygulanabilmesi, takibi ve sonuçlandırılarak, neticenin değerlendirilmesi artık farklı bir disiplin gerektirmektedir.  

 

Müşterilerin sayısı artmıştır. Bu nicel artış, nitel farklılıkları da arttıracak, müşteri beklentilerini çeşitlendirecektir. Bu çeşitlilik üretim proseslerinde farklılıklar gerektirecek aynı zamanda tedarikçi sayısını ve çeşidini arttıracaktır. Bu durumda firma farklı uzmanlıklara ihtiyaç duyacaktır. Her bir uzmanlık alanı ihtiyaç duyduğu bilgiyi üretebilecek mekanizmalar isteyecektir. Kısaca “önceden” patron ve yardımcılarının, ehliyet kademesi ile günlük olarak yaptıkları yönetim işleri bir sistematiğe, bu sistematiği işletecek yöneticilere ihtiyaç duyacaktır. Yani yönetim kademesi belirli, tanımlı ve güçlü biçimde oluşturulmalıdır. Bu durumda karmaşıklaşan işler için bilinen en meşhur yöntem ise profesyonel yöneticilerle (işinin ehli, mesleği yöneticilik olan) çalışmaktır ki bu tam olarak doğru değildir. Zira yönetim sistematiğinin olmadığı yerde, gelen profesyonel yöneticiler ya kendi karekter leri, anlayışlarına göre ya da daha önce çalıştıkları işletmede gördükleri düzene göre bir sistem kurmak isterler. Oysa firmanın bir karekteri vardır ve bu karakter, firmanın gerek iç aleminde gerekse dış dünyada (müşteri, tedarikçi vb) bilinmekte, firma reflekslerinin, karar bütünlüğünün, ilişki düzeninin aynı düzlemde devamını gerekli kılmaktadır.

 

Diğer bir yanlış algılama da bir bilgisayar programı (yazılım) ile yönetim işlerinin çözülebileceğine olan inançtır.“ Bir tuşa basarak her şeyi görmek” , ‘’İnternet üzerinden, herhangi bir yerden işleri yönetmek” , “Evde bile stokları kontrol etmek”, “İşlerin çok kolaylaşması ve herkesin rahat edeceği bir yapının oluşması...” gibi sloganvari yaklaşımlarla pek çok işletme yazılım projeleri başlatmış, bilinen en meşhur yazılımları (veya en ucuzunu) alarak sorunlarının çözüleceğine inanmıştır. (Yapılan bir çalışmada bu tip projelerin %70’inden fazlasının başarısızlıkla sonuçlandığı tespit edilmiştir) Oysa günümüzdeki “paket yazılımlar” genellikle başka bir firmanın yönetim yapısına göre şekillendirilmiştir. Dolayısıyla firma bir paket yazılım aldığında başka bir firmanın yönetim sistematiğini de kendi bünyesine adapte etmek zorunda kalmaktadır. Bu durum muhasebe, stok yönetimi gibi ulusal standartları oturmuş mesleki alanlarda otomasyonu sağlamakta, devlet kurumları için firmayı denetleyecek bilgileri üretmekte zorluk yaşamamaktadır. Ancak firmanın yönetim yapısı başka bir firmaya benzemediğinden, sektörel bir yazılım olsa dahi yönetim için gerekli bilgiyi üretememekte, otomosyonunu sağlamaktan uzak kalmaktadır. Zira yönetim, iradenin aldığı kararların tecellisi için planlama, örgütleme, koordinasyon ve denetleme faaliyetlerini içerir. Tüm bu işler için yönetim kademesinin de bilgiye ihtiyacı vardır. 

İşletmelerde yönetim hiyerarşisinde yukarı çıkıldıkça bilgiye olan ihtiyaç artar. Bilgi bir ihtiyacı karşılıyorsa bilgi niteliğindedir. Ve bu bilgi üretilmek zorundadır. Mesleki bilgi ve beceriler zamanla oluşur ve çok uzun zamanlar değişmeden ihtiyacı karşılar..

 

Yönetim kademesi ve irade kademesi taze bilgiyle hareket etmek zorundadır. Bayatlamış bilgi, bayatlamış gıda gibi firmayı zehirler. Zira geçen ayın kasa bilgisi, üretim değerleri bayatlamıştır. Geçen ayın kasa bilgisi, stok bilgisi, personel hareketliliği bilgisi, pazar bilgisi, vb bilgilerle hareket eden ve buna göre karar alan işletmelerin isabetli kararlar alamayacağı, hatta firmaya zarar verecek davranışlar üreteceği açıktır. Dolayısıyla yazılım, firmanın tüm kademelerinin ihtiyacı olan bilgiyi üretmek zorundadır. Burada sorun kademelerin hangi bilgiye ihtiyaç duyduğudur. Bilgi ihtiyacı firmanın tedarik zincirinden, üretime, lojistikten dağıtım kanalına kadar ki tüm süreçlerde oluşur. Üretilecek bilginin niteliğini ise bu süreçlerdeki ilişki biçimi, beklentiler, firma karekteriuslup ve usul ile yasal ve sektörel zorlamalar belirler. Örneğin firmanın ürün maliyetleri aynı sektöre de olsa dahi farklılıklargösterir. Amortismanlardan, finansmana, tedarik sistemlerinden pazarlama ve satışa kadar pek çok faktör firmalarda farklılıklar gösterir. Dolayısıylasektörel maliyet kavramı yoktur. Ancak sektörde oturmuş üç aşağı beş yukarı satış fiyatları ve şartları bellidir. Dolayısıyla firmanın karlılığının gizlendiği alan maliyetler ve bu maliyetlere tesir eden işletme/yönetim unsurlarıdır. Hatta bazı durumlarda tarifelendirme, fiyatlandırma farklılıklar gösterse bile yine karlılık firma içi dinamiklerde gizli kalacaktır. Bununla beraber firmanın gelecekteki konumuna yönelik istikamet çalışmaları da firmadan firmaya değişiklikler gösterecektir. Patronun (iradenin) beklentileri, özellikleri, firmanın geçmişte biriktirdiği tecrübe, itibar vb unsurlar firmanın geleceğine yönelik çalışmaları şekillendirecektir. Bu çalışmalar için de üretilecek bilginin niteliği firmadan firmaya farklılıklar gösterecektir.

 

Tekrar hatırlanacak olursa; bir yazılım firmada üç temel ihtiyaca cevap vermek zorundadır: Birincisi firmada gelişmiş reflekslerin süresini kısaltmak, ikincisi karar destek sistemlerini beslemek ve üçüncüsü otomasyonu sağlamak... Firma refleksleri firmada var olan birikimlerin sonucudur. Firmanın temel yetkinlikleri ve teknik yeterlilikleri zamanla olgunlaşmış ve firma için önem arz eden konulalar da firma hızla karar alıp uygulama becerisi geliştirmiştir. İşte yazılım bu süreci desteklemelidir. (Oysa pek çok standart yazılım bu süreci köreltmektedir.) Yine yazılım belirli periyotlar da başta irade kademesi olmak üzere tüm kademelere bilgi üretebilmelidir. Yazılım literatüründe raporlar olarak adlandırılan bu süreçte bazı firmalarda yüzlerce rapor üretilmektedir. Ancak bu raporlar firma sahip ve yöneticilerinin ifadesi ile hiç bir işe yaramamaktadır. Oysa her bir kademenin hangi periyodlar da hangi konularda ne tür kararlar verdiğini, işletmeye ve işleyişe nasıl müdahale ettiği bilindiğinde üretilecek bilgi bu süreçleri destekleyeceğinden tüm raporların bir karşılığı olacaktır. Diğer önemli bir husus ise firmanın kök değerleridir. Firma zamanla iş yapış biçimleriyle beraber ilişkilerini de geliştirir. Kurum kültürü olarak da adlandırılan bu değerler üretilen bilginin nasıl ve ne şekilde kullanıldığını belirler. Tabiatıyla firmanın kök değerleri doğru analiz edildiğinde üretilecek raporların (bilgilerin) biçimi, süresi, sunuş şekli, sınırları, kimlere ne şekilde iletileceği, hangi bilgilerin kimler tarafından kullanılmak zorunda olduğu, hangi kademenin hangi kararlarında hangi raporların dayanak teşkil etmek zorunda olduğu, hangi raporların kimlere ne sıkılıkta bilgi olarak iletilmesi gerektiği ortaya çıkacaktır. Diğer önemli bir husus ise yazılımla bazı işlemler bitecek, bazılarının süresi değişecekken bazı işlemler de sürece dahil edilecektir. Dünya tecrübesi yazılımla beraber firmaların %30’lara varan oranlarda personel tasarrufu sağladığı yönündedir. Zira yazılım firmanın yönetim sistematiğini hızlandırdığından adam x ay maliyetlerini önemli ölçüde düşürür. 

 

(Ülkemizde yaptığımız gözlemlerde ise yazılımla beraber firmaların personel sayıları artmaktadır. Bunun nedeni yazılım bünyeye nüfuz etmek yerine protez bir uzuv gibi eklenmekte sonuçta onu işletmek için de ayrı bir uzmanlığa ihtiyaç duyulmaktadır. Oysa yazılım sinir ağı gibi firma bünyesine nüfuz etmeli ve tüm kademeler bu sisteme dahil olmalıdır. Ancak bu durumda yazılım firmaya yarar sağlayabilir.

Sınıf eğitimleri yeterli değildir. Yazılım sürecine tüm firmanın dahil edilmesi gerekir.)Yazılım, -satın alınmakla beraber- aslında bir proje olarak başlatılır. Zira yukarıda da bahsedildiği gibi yazılım stokta duran veya demirbaş olarak kullanılan bir emtia değildir. Yazılım firmanın ilgili tüm süreçlerine nüfuz eden bir maddi olmayan varlıktır. (Intangible Asset)

 

Bu nedenle yazılım projeleri öncelikle firmanın kendi iç ve dış çevrelerini tanımakla başlar. Konu sadece iş analizleri değildir. Pazar analizleri, müşteri analizleri, satış analizleri, insan kaynağı analizleri, iş-süreç analizleri, stok analizleri, tedarik sistem analizleri, tedarikçi analizleri, sektör analizleri mutlaka yapılmalıdır. Bu analizler neticesinde boyutlandırılmış, bir firma ve firmanın içinde hareket ettiği ortam tasviri/resmi ortaya çıkacaktır.

 Ortaya çıkan bu resmin firma irade kademesiyle mutlaka çalışılması, resmin açıklanması, olayların anlaşılması ve anlamlı hale getirilmesi gerekmektedir. Bu çalışmayı müteakip firma irade kademesinin firmayı taşımak istedikleri istikamet belirlenmeli ve buna göre bir hareket planı oluşturulmalıdır.

Böylece irade ve iradeyi temsil edenler nasıl bir firmaları olduğunu, bu firmanın gelecekte nereye doğru aktığını görecekler ve buna göre ne tür kararlar almak zorunda kalacaklarını, bu kararlar için ne tür bilginin üretilmesi gerektiğini bileceklerdir. İşte bu çalışmalar yazılımın sistem mimarisini oluşturacaktır. Böylece firmayı değerli yapan kök değerler, temel yetenekler ve teknik yeterlilikler yazılıma kurban edilmeyecek bilakis yazılımla beraber güçlenecektir.